(approuvé à l'assemblée générale extraordinaire du 27/11/2019)
Ce règlement intérieur décrit les modalités qui permettent de préciser le fonctionnement de l’Association en complément des statuts.
La composition du conseil d’administration (CA) n’est pas figée, car dépendante d’une part de l’activité, et d’autre part de la rotation chaque année des membres élus parmi les Elèves.
La participation au CA d’au moins un élève pour les deux premières années d’études (A1 et A2) est en effet requise. Ces élèves sont désignés par le président de l’association du Bureau des Elèves.
Lors de l’assemblée générale annuelle la liste des membres, avec leur fonction, est présentée par le bureau et soumise par vote à l’approbation de l’assemblée générale.
Tout membre titulaire présent à l’Assemblée Générale peut demander à rejoindre le CA comme nouveau membre et sa candidature sera soumise au vote.
Entre deux assemblées générales, la composition du CA peut changer, soit parce qu’un membre démissionne, soit par l’arrivée d’un nouveau membre.
Dans ce dernier cas, sa nomination devra être approuvée par au moins 50% des membres du bureau, la voie du président est prépondérante en cas d’égalité des avis.
La composition du Conseil d’Administration sera tenue régulièrement à jour et affichée sur le site internet de l’association.
Le CA se réunit autant de fois que nécessaire pour étudier les questions en cours et prendre les décisions nécessaires.
Il sera mis en œuvre un moyen déporté (téléconférence, vidéoconférence…), de façon à permettre à un maximum de membres du CA de participer.Tout membre ne pouvant pas participer à une réunion a la possibilité de donner à un autre membre participant à la réunion une procuration lui permettant de voter en son nom.Le nombre de procurations donnés à un même membre n’est pas limité.
Les décisions sont prises à la majorité des membres participants ou représentés.
Le CA peut inviter, si le sujet le nécessite (par exemple pour l’organisation de la participation des anciens au gala de l’Ecole) des élèves et/ou des personnels de l’Ecole en charge de ce sujet. Ils seront alors convoqués à cet effet par le secrétaire et assisteront partiellement à la partie de la réunion du CA qui traitera de ce sujet.Ils seront en diffusion d’un extrait du Compte rendu, traitant de ce sujet.
Le président peut déléguer ses pouvoirs à un membre du Conseil d’Administration pour le représenter dans le cadre du traitement d’un sujet particulier, et pour une durée limitée, définie par lui.
La date et le lieu des assemblées générales sont fixés par le Conseil d’Administration. Il est tenu une assemblée générale par an.
Le vote pour l’assemblée générale se fait par scrutin à main levée. Si un des membres en fait la demande, le vote se fait au scrutin secret.
L’Assemblée Générale fait l’objet d’un procès-verbal où sont consignés tous les points ayant donné lieu à un vote, avec pour chacun d’eux le nombre de voix pour/contre/abstentions.
Ce procès-verbal est ensuite posté via les média de l’Association pour être lu par l’ensemble des membres qui souhaitent en prendre connaissance.
Des groupes organisés dans un esprit de solidarité entre membres de l’association peuvent être créés.
Les groupes ne peuvent engager l’Association sans l’autorisation préalable du Conseil d’Administration.
Un réseau « point de contacts » a été développé et continue à être développé dans les entreprises (points de contact entreprises), par promotions (points de contacts promotions) et pays étrangers (ambassadeurs).Il pourra bien sûr se développer aussi par régionIls bénéficient des moyens de communication que l’Association met à leur disposition.
S’il leur était nécessaire de définir des principes particuliers pour leur fonctionnement, les responsables de ces groupes devront soumettre la demande pour accord au Conseil d’Administration, qui les fera adopter par l’Assemblée Générale.
Il existe également deux groupes pour les réseaux sociaux : le groupe Facebook ISAE-ENSMA Alumni et le groupe Linkdln ISAE-ENSMA Alumni. Ces groupes sont gérés par des administrateurs, membres titulaires de l’Association. Ils viennent enrichir les moyens de communication de l’Association.
De façon à optimiser son fonctionnement, plusieurs commissions ont été créées pour traiter d’un domaine précis (par exemple Commission Communication).Chaque membre du CA participe à au moins une commission, mais il peut participer à plusieurs.
Dans chaque commission, il est nommé par le CA un rapporteur, qui dirige les travaux de cette commission et qui présente les conclusions de ces travaux à l’ensemble du CA pour l’approbation des mesures à prendre.
Les travaux à mener dans chaque commission résultent des objectifs annuels que le Conseil d’ Administration a approuvé et présenté à l’AG .
La liste des commissions et des membres qui la composent est régulièrement tenue à jour et rendue publique sur le site Internet de l’Association, et les travaux qui y sont menés font l’objet d’une synthèse annuelle présentée à l’AG.
Une caisse de solidarité désignée « ISAE-ENSMA Alumni Solidarité » est créée dans les comptes de l’association. Elle peut recevoir des dons sans affectation spéciale.
Le Conseil d’Administration désigne en son sein, à la majorité des suffrages exprimés (la voie du président étant prépondérante en cas d’égalité des avis), et parmi les membres, un responsable solidarité qui a pour fonction d’administrer la caisse de solidarité et d’en tenir la trésorerie.Il pourra se faire assister d’un groupe comportant des membres et des personnels de l’Ecole en contact avec les étudiants.
Le responsable solidarité tient une comptabilité indépendante de cette caisse de solidarité. Les aides peuvent prendre la forme de prêts à taux zéro, ou de dons.Les aides sont accordées après concertation au sein de ce groupe, aux étudiants inscrits à l’Ecole et ayant des difficultés financières.
Toute demande d’aide pourra être adressée à l'un quelconque des membres du groupe.Le responsable solidarité a toute autonomie pour décider de l’affectation de la caisse de secours dans la limite des fonds disponibles en trésorerie.Une même personne ne peut cependant se voir attribuer une somme cumulée supérieure à 1500 euros sans accord du Bureau.
Le responsable solidarité rend compte de l’activité lors des réunions du CA et lors des assemblées générales.Il a toute autonomie pour faire appel aux dons via les médias utilisés par l’association (mailing, site internet, réseaux sociaux, …).
Règlement Intérieur de ISAE-ENSMA Alumni approuvés par l'assemblée générale du 27/11/2019
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